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経費削減講座19 小技を繰り出す

これまで比較的大きな費用のものを中心にご説明してきましたが、今回と次回は、「多くの会社にあるけどもさほど大きくないので、あまり方法が知られていないもの」を中心にいくつかご紹介します。

 私たちは、よく「効果が大きくても難しいものは後回し。効果が小さくても簡単なものを積み重ねると、その改善が組織の方向性になります。」というお話をクライアントの経営者の方にします。担当者がただ、情報を知るだけで下げられるものがたくさんあり、それを自分の才覚で実行し会社に貢献したことが評価されれば担当者にとっては自信になり、もう少し難しいものに取り組む動機になるのです。

 そういう「例題」に適したものをご紹介します。

 

【電報】

 多くの会社でたまにしか使わないが、しかし全然使わないわけではない電報。特に弔電が法人では多いようです。弊社は介護施設のお客様がかなりおられるのですが、実は冬になると電報の使用量が増えるという統計があります。残念なことですが、そんな場合、多くの会社ではNTT115サービスを利用されています。

 しかし、実は115サービスの3~5割引で電報を送ることができる会社がいくつかあります。標準の台紙の品質は変わりませんし、押し花など各種選べるのも変わりません。むしろ優れた点としては、受付会社によりますが、当日19時までは当日の配達、というような保証が可能な会社もあります。また、会社ロゴ画像を入れることが可能な会社もあります。

 電報を送るときには、多くの会社でネットから115を利用されていると思うのですが、その申し込サイトを変えるだけであとはほぼ同じ手順ですので、送付の手間は変わりません。多くの会社で電報を送る担当はほぼ決まっているケースが多いようですので、その方がこの情報を知っていれば次からお安くなります。なお、弔電、祝電と合わせてスタンド花や供花(花単独でもできる)も送れるサービスをしている会社もあり、冠婚葬祭窓口として保有しておくと便利、という点でもNTTよりも便利です。

 

【切手、はがき】

 本当の話、昨年末の弊社の年賀はがきは45円(13%引)で1220日過ぎにチケットショップで買いました。日頃の契約書や請求書の郵送に使用する切手も5%引きで買っています。歩いて5分弱のところにあるのでこれが可能なのですが、積み重ねれば結構な差になります。

  もっとも、郵便局はチケット屋よりも遠くていつも混んでいるので、重い書類を送る際、ちょうどの切手がないと余分に貼ってしまうことがあり、結局トクにはなっていないかもしれません。

 

 実は、郵便は12000通以上ですとか大量の場合は公式の割引があります。あるいはDM類の場合は事前の届け出で公式にさらに安くすることもできます。さらに、多くなると公式ルール以外に安くする方法があります。それは、切手を安く買ってきて、その切手で料金を納付する、という方法を使用することにより実現します。もし、大量(月1万以上など)に郵便物がある場合は、詳細をご案内できますので、お教えください。

 

 これとは別にDM便といわれるサービスは法人向けにさらに大きな割引がされているケースが見られます。弊社でもDMを多く発送される場合に、この方法をご案内しています。ただし、最近の宅配便の値上げの動きに関連して、こちらも値上げ基調になりつつあります。また、郵便局が大企業向けに実施していた集荷サービスを7月から取りやめています。これも業務をどう取りまとめるかを含めて費用以外にも考えるべきことです。

 

【文具類】

 大きな会社向けのサービスでは、アスクル、カウネットなど文具通販の割引率競争をお手伝いすることがあります。規模が月間数十万円あれば、それが可能です。しかし、これを読んでおられる方の多くはそうではないでしょう。弊社もそうです。弊社は…

「私が100円ショップで買っています。」

 100円ショップでは、リングファイルがかなり大きいものでも100円で買えます。スティックのりも3100円で買えます。文具通販で大量買いしなくても結構安く買えるのです。ちなみに、100円ショップでまずあるかどうか見てから、他で探す、というのは私の妻の教えです。

 

 逆に実はアスクルがとても安い、というケースもあります。一部の業務用の資材は他の通販や専門商社と比べてもアスクルが普通のロットでも相当安いというものがあります。過去に実際そうだったケースとしては、「DM用の透明封筒 1000枚パック」「コックシューズ」「ラミネートフィルム1000枚パック」です。そのほかにも、相当安かったものとしては、「安全靴(廃棄物業者のお客様向けに探しました)」「ロウソク(結婚式場のお客様が実際大量購入されていました。)」などがあります。これらを現在の専門商社からアスクルに変更して文具関連と統合すると、アスクルと価格交渉が可能な規模になる、という場合もあります。一般文具は、アスクルもその他の大手文具通販も品揃えや価格に大きな差はないのですが、こうした資材類は、正直アスクルが圧倒的に強いです。現在、専門商社から購入されている資材を同社で比較してみる、というのも経費を下げられる可能性のある方法です。

 なお、最近、アマゾンが法人向けサービスを開始しています。大手からの案内なのか、情報が不足していますが注目しています。

 

【印紙類】

 最近、急速に採用例が増えているのが、「クラウド上での契約」です。この方法で契約すると、いくつかよいことがあります。郵送にかかる資材費用、製本の手間、郵送(返送用封筒も含めて)費用や時間が一切不要です。

 そして、印紙税が不要です。

 中国など海外の多くの国では、印紙税が契約税のため形態にかかわらずかかりますが、日本では、契約にかかる印紙税は、「文書税」のため、電子文書には課税されません。(これも時代の流れに乗り損ねた規定ですが。)逆に、甲乙2通作成すると、2倍かかります。(3者契約だと3倍かかります!)

 

 古くは、FAX文書だと印紙税が不要、というような方法がとられましたが、現在はクラウド上で第三者が認証し、サーバー上でいつでも確認できる形での契約方法が広まってきています。実際使ってみるとスピードが速くなるのが何よりもありがたいです。保管場所も不要です。検索も容易です。

 

 契約の双方が合意しないとこの方法は採用できないため、十分採用が広がっていない現時点では説明と説得が面倒なのですが、このネットワークの外部性が一定以上になると急速にコストが逓減するので、少しでも普及してほしいと思っています。

 大量の印紙税が発生している、あるいは印紙税は発生していないが大量に契約文書の作成、保管が発生しているような業種やグループ企業、FC本部とフランチャイジーなどではとてもよい技術です。

  

いかがでしたか?次回は、さらなる小ネタ集をご紹介します。

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